Indsigtsanmodning: frist, svar og skabelon
Når en person beder om indsigt, har du én måned til at svare – med mulighed for to måneders forlængelse ved komplekse sager. Svaret skal indeholde en kopi af oplysningerne plus en række obligatoriske informationer. Her får du fremgangsmåden og en skabelon.
Hvad er en indsigtsanmodning?
Enhver har ret til at få bekræftet, om du behandler oplysninger om dem – og i givet fald få en kopi af oplysningerne samt information om behandlingen (art. 15). Anmodningen kan komme pr. mail, telefon eller brev og behøver ikke nævne GDPR. "Hvad har I liggende om mig?" er en indsigtsanmodning.
Trin for trin: Sådan svarer du
- Registrér anmodningen med det samme – datoen starter den ene måneds frist.
- Bekræft identiteten, hvis du er i tvivl om, hvem der anmoder.
- Find oplysningerne: CRM, mailsystem, lønsystem, bogføring, nyhedsbrevsværktøj, backup. Brug din behandlingsfortegnelse som tjekliste.
- Slør tredjepersoner – andre medarbejderes vurderinger, kollegaers navne i interne mails m.v.
- Svar skriftligt med kopi af oplysningerne + de obligatoriske informationer (se nedenfor).
- Dokumentér svaret – hvad du fandt, hvad du udelod, og hvornår du svarede.
Hvad skal svaret indeholde?
- Formålene med behandlingen
- Kategorierne af oplysninger
- Modtagere eller kategorier af modtagere (inkl. databehandlere)
- Opbevaringsperioden eller kriterierne for den
- Rettighederne: berigtigelse, sletning, indsigelse, dataportabilitet
- Retten til at klage til Datatilsynet
- Oplysningernes oprindelse, hvis de ikke kommer fra personen selv
- Eventuel automatiseret beslutningstagning og profilering
Kort skabelon til svaret
Kære [navn],
Tak for din henvendelse af [dato]. Vi kan bekræfte, at vi behandler personoplysninger om dig. Vedlagt finder du en kopi af de oplysninger, vi har registreret.
Vi behandler oplysningerne med det formål at [formål] på baggrund af [retsgrundlag]. Oplysningerne opbevares [periode] og deles med [modtagere/databehandlere].
Du har ret til berigtigelse, sletning, begrænsning, indsigelse og dataportabilitet, og du kan klage til Datatilsynet på datatilsynet.dk.
Med venlig hilsen, [navn og virksomhed]
De typiske fejl
- At glemme fristen – én måned går hurtigt, især i ferieperioder.
- Kun at søge i ét system – oplysninger i mailbakker og Excel-ark tæller også.
- At udlevere andres oplysninger – slør tredjepersoner.
- At sende data usikkert – brug krypteret eller sikker kanal, når du sender kopien.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor lang tid har jeg til at svare på en indsigtsanmodning?
Én måned fra modtagelsen. Ved komplekse eller flere anmodninger kan fristen forlænges med to måneder, men du skal give besked om forlængelsen og begrundelsen inden den første måned er gået (art. 12, stk. 3).
Må jeg tage betaling for at svare?
Nej, som udgangspunkt er det gratis. Kun hvis anmodningen er åbenbart ubegrundet eller overdreven – fx gentagne anmodninger – må du tage et rimeligt gebyr eller afvise. Byrden for at bevise det ligger hos dig.
Skal jeg verificere personens identitet?
Ja, hvis du har rimelig tvivl om identiteten. Du må bede om yderligere oplysninger for at bekræfte, hvem der anmoder – men ikke mere end nødvendigt. Du må aldrig udlevere persondata til den forkerte person; det ville i sig selv være et databrud.
Kan jeg udelade oplysninger om andre personer?
Ja. Retten til indsigt må ikke krænke andres rettigheder. Oplysninger om tredjepersoner kan sløres eller udelades, og dokumenter kan leveres i uddrag.
Hold styr på fristerne
GDPRdesks DSAR-modul holder styr på indsigt, sletning og portabilitet med 30-dages SLA og skabelonsvar.
Prøv GDPRdesk gratis